E-way Out

Transcriptie

E-Way Out neemt haar opdrachtgevers randzaken uit handen, zodat zij zich bezig kunnen houden met waar ze goed in zijn. Naast managementsupport en administratieve werkzaamheden verricht E-Way Out voornamelijk transcriptiewerk. Een voorbeeld: een buitendienstmedewerker van een verzekeringsmaatschappij bezoekt op werkdagen soms wel acht verzekerden om letselschades op te nemen en te taxeren. Aan het einde van de dag rijdt de verzekeringsagent naar kantoor om daar zijn acht bezoekrapporten uit te typen in vaststaande sjablonen. Dat is inefficiënt: het kost veel tijd, details worden regelmatig vergeten en het is onvermijdelijk dat de verzekeringsagent gespreksinformatie van verschillende verzekerden zo nu er dan door elkaar haalt… Dankzij E-Way Out kan de verzekeringsagent na een klantgesprek in zijn auto gaan zitten, de transcriptielijn van E-Way Out bellen en zijn hele verhaal telefonisch inspreken. Een transcriptiemedewerker van E-Way Out zorgt ervoor dat de verzekeringsagent zijn ingesproken informatie binnen 24 uur in zijn e-mailinbox heeft. Uitgetypt en wel. Volgens aangereikt sjabloon. Zo kan hij met een leeg hoofd een volgend klantgesprek in. Inmiddels maken onder andere Univé, Achmea en NRC dankbaar gebruik van de transcriptieservice van E-Way Out.

Woorden tellen

Opdrachtgevers betalen per getypt woord. E-Way Out typisten krijgen per woord betaald. Maar hoeveel woorden typen zij? Dat is lastig vast te tellen, want het sjabloon waarin zij typen, bestaat al uit een bepaald aantal woorden. Wanneer een typiste regels uit het sjabloon wist, omdat deze niet van toepassing zijn, dan zou zij daardoor minder betaald krijgen; het bestand bestaat dan immers uit minder woorden. Kablau & Joustra werd gevraagd een oplossing te bedenken voor het “woordentelprobleem.”

Kleurcodes

Door het typewerk van typisten een andere kleurcode te geven dan de woorden van het sjabloon, moeten voor het vaststellen van het aantal nieuw toegevoegde woorden alle woorden met die afwijkende kleurcode worden geteld. Een eenvoudig maar eerlijk systeem. We zouden trouwens Kablau & Joustra niet zijn als we niet nog een stapje verder gingen: we hebben ervoor gezorgd dat het transcriptiesysteem ook bijhoudt hoe lang een typiste doet over het uitwerken van een bepaald dictaat, en hoeveel woorden hij/zij dan uiteindelijk in een uur kan typen. Maar dan nog iets… Typisten werken vanuit huis. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat het E-Way Out systeem optimaal beveiligd is, zodat ingesproken gegevens nooit op straat komen te liggen?

Beveiligd transporten van dictaten

Wanneer een E-Way Out-typiste een dictaat opvraagt om uit te typen, wordt het WAV-bestand geconverteerd naar MP3 en via een terminal server afgespeeld op de computer van de typist. Na het afspelen verdwijnt het bestand direct weer van zijn/haar computer. Opslaan is geen mogelijkheid.

En…

Kablau & Joustra heeft er ook voor gezorgd dat E-Way Out op ieder moment kan opvragen hoeveel (uren) werk nog op de server staat. Het management krijgt dan een analyse van de totale lengte van nog uit te werken dictaten, zodat zij tijdige de juiste hoeveelheid typisten kunnen activeren.

Het team van Kablau & Joustra heeft gezorgd voor een duidelijk systeem wat eerlijk factureren en verlonen mogelijk maakt, en het serverproces optimaal beveiligd heeft. Een behoorlijke professionaliseringsslag voor E-Way Out.